障害福祉分野のICT導入モデル事業

障害福祉分野のICT導入モデル事業が採択されて
ガチョックに機器が導入されたので、同じ悩みを抱えておられる事業所の皆様に共有します。



ガチョックの課題点は「予定調整」でした。
私たちは映像制作を仕事としていますので、撮影の為に外出することがあります。
そこで、次の予定を調整したり、撮影中に事業所に連絡がきて、
今外出しているから予定がわからない…

なんてことが頻繁に起きていました。

そこで、予定調整をICT化することで効率よく時間を使っていこうと考えたわけです。


使うのはGoogleカレンダー
このGoogleカレンダーをスタッフ全員で共有し、スタッフ全員の予定を可視化しました。

それまでは紙のカレンダーに記入したり、朝のミーティングで確認し合ったり。
これらを全てやめてICT化することにしました。

このICT化で最も重要なのが、スタッフ全員の認識です。

共有カレンダーに記入が無い場合は予定が無い

といった認識を持つことで効率よく調整ができるようになります。
自分の予定を入れる際に、他スタッフに確認は不要(事後報告でOK)となります。
共有カレンダーでは誰もその時間の予定が無いのですから。

他にもスタッフAがスタッフBの予定調整を勝手にできるようになるわけです。
スタッフBの外出中にスタッフAにお客さんから連絡が
スタッフBが必要だけれど、外出中…。
そんなときに共有カレンダーで予定が無ければ、予定調整の必要が無く返答ができるようになります。

この共有カレンダーを館内に設置、端末として様々な場所で表示させることによって
館内移動が不要となったり、各自の判断で予定調整が可能となるのです。

これは、かなり効果があって
外出先からも予定を確認、追加も可能で予定調整のミスが無くなった上に、
時間をかなり節約できるようになりました。

ちょっとした余談ですが
スタッフがプライベートな予定も共有カレンダーにいれるようになりました。

私たちは撮影で、土日を使うこともあって「今週の日曜は駄目だから!」といった予定を入れることで
予定調整の際に配慮してもらえると。

これは多くの事業所で役に立つICT化なのでは!と思ったのでご紹介します。




使っている機材は
パソコン



スマートフォン


Atmoph Window

(すみませんカレンダー表示画面をお見せするのがベストですが、私たちの予定がすごく書かれているので映らないようにしました)



ちょっとした余談なのですが
「Googleカレンダーを壁掛けで表示したい」
となったときに、実は機材が全然ありませんでした。

方法としてあったのが
「PCを立ち上げて、モニターでGoogleカレンダーを表示させること」
なわけですが、これって非効率ですよね。

その中で私たちがベストと考えたのが
Atmoph Windowでした。

これは便利で成功したと思っているのですが、機械的な課題がまだまだあるものだとも思っています。
Atmoph Windowについてはまたの機会に。